Làm việc ít đi nhưng hiệu quả cao là mong muốn của tất cả mọi người, song không phải ai cũng tìm ra con đường nhanh nhất đến tới đích. Vì thế, hôm nay chúng tôi sẽ gửi đến các bạn một phương pháp làm ít hơn nhưng hiệu quả công việc lại vô cùng tuyệt vời, đó chính là phương pháp Pomodoro.
Phương pháp Pomodoro rất đơn giản như sau: Khi phải đối mặt với nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ thì bạn hãy chia chúng ra thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong một khoảng thời gian nhất định và xen giữa các khoảng thời gian đó sẽ là những “kì nghỉ” ngắn. Phương pháp này sẽ huấn luyện bộ não của bạn tập trung làm việc trong một thời gian ngắn, giúp bạn rơi vào tình thế luôn có những hạn chót, áp lực để hoàn thành công việc và cũng thường xuyên được nạp lại năng lượng sau quá trình làm việc với cường độ cao đó…
1. Vì sao nên sử dụng kỹ thuật Pomodoro?
Ba lợi ích tuyệt vời của Pomodoro là:
- Cải thiện năng suất làm việc
Chris Winfield là một doanh nhân và là một huấn luyện viên làm việc tại New York, công việc của anh là giúp các tổ chức, cá nhân tăng năng suất. Chris đã tìm kiếm, thử nghiệm tất cả các phương pháp làm việc giúp tăng năng suất trước khi tình cờ biết đến Pomodoro. Hiện nay, Chris đang sử dụng 40 Pomodoro/tuần (khoảng 17 giờ/tuần) để hoàn thành khối lượng công việc mà trước đó anh phải dành đến 60 giờ.
- Ước lượng chính xác thời gian
Một khi bạn đã sử dụng thành thạo công cụ Pomodoro, bạn sẽ biết cách ước lượng chính xác một công việc sẽ phải cần bao nhiêu thời gian và công sức để hoàn thành. Thông qua những kỹ thuật ghi chép và theo dõi chi trong suốt quá trình sử dụng phương pháp.
- Cài đặt thời gian biểu một cách khoa học
Kỹ thuật này cho phép bạn giới hạn thời gian, tạo động lực hoàn thành các công việc thay vì cứ mãi không thể thoát ra những cám dỗ như Facebook, Youtube, Game, … Vì thế, bạn sẽ có thời gian vui chơi, tận hưởng cuộc sống trọn vẹn hơn thay vì phải hì hục với hạn chót công việc này đến hạn chót công việc kia.
2. Cần chuẩn bị gì để bắt đầu phương pháp Pomodoro?
- Thiết bị bấm giờ: Các ứng dụng Pomodoro hiện có trên Appstore, Googleplay
- Danh sách các công việc thường ngày.
3. Năm bước đơn giản để sử dụng phương pháp Pomodoro
Bước 1: Cắt quả cà chua thành từng lát nhỏ
Đầu tiên, bạn cần sắp xếp các công việc trong ngày hôm nay theo thứ tự quan trọng giảm dần.
Thứ hai, bạn hãy phân chia các công việc theo thứ tự đã liệt kê thành từng lát nhỏ.
Mỗi lát sẽ có thời lượng là 30 phút để hoàn thành bao gồm 25 phút làm việc tập trung cao độ và 5 phút nghỉ ngơi.
Bước 2: Bắt đầu với lát cà chua đầu tiên
Sau khi đã có danh sách công việc trong ngày, bạn hãy chỉnh đồng hồ đếm ngược 25 phút và bắt đầu với lát cà chua đầu tiên trong danh sách.
Bạn nên làm với sự tập trung cao độ trong vòng 25 phút, không ngắt quãng và nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu. Khi hết 25 phút, bạn hãy ghi chép lại thời gian hoàn thành mỗi công việc, điều này sẽ giúp bạn ước lượng thời gian chính xác hơn trong những lần làm việc sau.
Lưu ý:
- Bạn không được trì hoãn hoặc kéo dài thời gian hơn quy định dù chỉ là một phút. Bạn kiên quyết với bản thân như vậy, bạn sẽ biết cách kỷ luật và huấn luyện cho não bộ của mình ngày càng làm việc hiệu quả hơn.
- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian.
Sau khi kết thúc 25 phút đầu tiên bạn hãy bắt đầu nghỉ giải lao 5 phút. Khoảng thời gian 5 phút nghỉ giải lao cũng là khoảng thời gian rất quan trọng, nó cho phép bộ não của bạn tiêu hóa và sắp xếp lại những điều bạn đã học hay làm trước đó.
Bước 3: Nghỉ dài sau bốn lát cà chua
Sau mỗi bốn lát cà chua (tức 2 giờ đồng hồ), bạn hãy dừng làm việc và nghỉ giải lao với thời gian dài hơn, khoảng 20 đến 30 phút.
Khoảng thời gian nghỉ dài 20 đến 30 phút là một cơ hội lý tưởng để bạn có thể dọn dẹp lại bàn làm việc, check email, hay đơn giản là nghỉ ngơi, hít thở, đi dạo…
Bước 4: Hoàn thành hết quả cà chua
Sau 20 đến 30 phút nghỉ ngơi, bạn hãy tiếp tục quay lại công việc từ lát cà chua này đến lát cà chua khác như quy luật ở trên, cho đến khi một công việc được hoàn thành
Chú ý:
- Nếu trong quá trình hoàn thành hết quả cà chua có những lát cà chua được hoàn thành sớm hơn thời gian dự định, bạn hãy dùng thời gian còn lại đó để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Nếu bạn hoàn tất một công việc trong 5 phút đầu tiên của lát cà chua, và cảm thấy không cần thiết để xem xét lại, bạn có thể không đếm lát cà chua đó.
Bước 5: Suy ngẫm và cải tiến vị ngon của cà chua.
Nếu bạn ước lượng sai (kể cả ước lượng cao hay ước lượng thấp) cũng chẳng vấn đề gì cả. Chính những điều đó dần dần sẽ giúp bạn nâng cao khả năng đưa ra những ước lượng chính xác cần cho một công việc của mình, qua đó nâng cao năng suất làm việc của bản thân.
Tuy nhiên để phát huy tối đa phương pháp Pomodoro, bạn cần phải nhớ rằng kỷ luật bản thân là thách thức lớn nhất. Chẳng dễ dàng gì khi mà chúng ta có thể vượt qua những thói quen hằng ngày của mình, những thứ tạo ra sự dễ chịu, thoải mái và khiến chúng ta sung sướng. Có câu nói rằng: “Tôi không biết hiện tại bạn là ai. Nhưng chỉ bằng cách nhìn vào thói quen kỷ luật của bạn hàng ngày, tôi sẽ chắc chắn đoán được tương lai của bạn sẽ như thế nào”.
Vì thế, bạn đừng quá nuông chiều bản thân trong suốt quá trình hoàn thành những lát cà chua cho đến một quả cà chua cuối cùng nhé.
Với phương pháp Pomodoro, bạn sẽ hình thành được thói quen trong việc theo dõi mục tiêu và hoàn thành những kế hoạch lớn hơn. Vì thế, hãy nhanh tay trang bị cho mình phương pháp Pomodoro để bắt đầu làm việc thật chuyên nghiệp nào.
Chúc bạn thành công!
Nguồn tham khảo: Cổng thông tin Thực tập Internship.edu.vn